13-02-2026 | категорія: Новини
Внутрішнє звіряння списків персонального військового обліку
Підприємства, на яких працюють призовники, військовозобов’язані та/або резервісти, зобов’язані вести списки персонального військового обліку. При цьому відомості, зазначені в списках, періодично потрібно звіряти із записами у військово-облікових та інших документах працівників. Про те, як провести таке внутрішнє звіряння, йтиметься далі.
Зміст статті:
Вимоги законодавства
З метою ведення військового обліку підприємства повинні забезпечити періодичне звіряння списків персонального військового обліку (далі — списки) із записами у військово-облікових документах (ВОД) призовників, військовозобов’язаних та резервістів. Такий обов’язок установлюють пп. 34 і 45 Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою КМУ від 30.12.2022 № 1487 (далі — Порядок № 1487).
Зауважимо: в цих нормах ідеться лише про звіряння з ВОД. Але щоб забезпечити повноту і достовірність облікових даних, внесених до списків, необхідно звірити й іншу інформацію, наведену в них.
По суті, таке внутрішнє звіряння полягає у:
— перевірці наявності, стану та актуальності військово-облікових та інших документів призовників, військовозобов’язаних і резервістів, необхідних для складання списків;
— забезпеченні відповідності даних, зазначених у списках, військово-обліковим та іншим документам працівників;
— збиранні копій актуальних ВОД. Нагадаємо, що копії ВОД зберігаються разом зі списками персонального військового обліку (п. 37 Порядку № 1487). В окремій справі зберігають ВОД працівників, яких було виключено (знято) з військового обліку територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки (далі — ТЦК), органами СБУ, розвідорганами (крім осіб, які досягли граничного віку перебування в запасі).
Регулярність проведення внутрішніх звірянь Порядком № 1487 не встановлена. Однак бажано здійснювати їх не рідше 1 разу на рік перед зовнішніми звіряннями з ТЦК (СБУ, розвідорганами). Також рекомендуємо проводити внутрішнє звіряння у випадках:
— внесення змін до законодавства, які стосуються правил військового обліку призовників, військовозобов’язаних і резервістів;
— призначення нового відповідального за ведення військового обліку;
— необхідності бронювання працівників на новий строк.
Крім того, зауважте, що строк дії ВОД в електронній формі становить не більше 1 року з дати його формування і не може перевищувати строк дії відстрочки (бронювання). Тож контролюйте цей момент, щоб у справі були чинні ВОД, а у списку — актуальні дані.
Внутрішнє звіряння проводить особа, відповідальна за ведення військового обліку. Залучати ТЦК, органи СБУ або розвідоргани, в яких перебувають на обліку працівники підприємства, для його проведення не потрібно.
Графік звіряння
Як передбачено п. 45 Порядку № 1487, внутрішні звіряння проводять на підставі графіка, затвердженого керівником підприємства.
Майте на увазі, що наявність і стан виконання графіків звіряння входять до переліку питань, що підлягають контролю посадовими особами ТЦК під час здійснення ними перевірок організації та ведення військового обліку на підприємствах (див. пп. 1 і 4 додатка 31 до Порядку № 1487).
Форма графіка звіряння довільна. Зазвичай звіряння планують за підрозділами. Як у такому разі може виглядати графік, див. нижче.
Якщо призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють на підприємстві, небагато, то до графіка можна додати графу із зазначенням прізвищ працівників. Приклад такого графіка ви можете знайти тут.
Затверджуємо графік
Затвердити графік звіряння можна наказом або безпосередньо грифом затвердження. Зауважимо, що наказом робити це зручніше. У такому наказі:
— фіксують, хто ознайомлює працівників із графіком;
— зобов’язують працівників надати документи у відповідні строки, а також визначають перелік таких документів;
— установлюють місце проведення звіряння;
— визначають строки та місце надання необхідних документів працівниками, які були відсутні в установлені для них дні звіряння.
Наведемо приклад такого наказу нижче.
Ознайомлюємо з графіком
З графіком звіряння слід ознайомити працівників під підпис. Відповідального за ознайомлення зазначають у наказі по підприємству.
Якщо призовників, військовозобов’язаних і резервістів на підприємстві небагато, то до графіка звіряння можна додати графи для зазначення прізвищ працівників і проставлення ними підписів про ознайомлення. Ще один варіант — індивідуально кожному призовнику, військовозобов’язаному, резервісту направити відповідне повідомлення, форму якого ви можете знайти тут. У цьому разі ознайомленням зазвичай займається безпосередньо відповідальний за ведення військового обліку.
За великої чисельності призовників, військовозобов’язаних і резервістів обов’язок щодо ознайомлення з графіком звіряння можна делегувати керівникам структурних підрозділів. Для цього їм передають копії наказу (див. вище), графіка звіряння та аркуші ознайомлення із зазначенням прізвищ призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють у підрозділі. Так керівники підрозділів знатимуть, кого необхідно ознайомлювати. Аркуші ознайомлення з підписами працівників повертають до відділу кадрів.
Працівники, які відсутні на робочому місці у зв’язку з дистанційною роботою, хворобою, відпусткою, відрядженням або з інших причин, можуть бути ознайомлені з графіком звіряння за допомогою засобів електронної комунікації (детально про це читайте у статті «Дистанційний документообіг» // «Податки & бухоблік», 2023, № 68).
Переконайтеся, що всі призовники, військовозобов’язані та резервісти були ознайомлені з графіком звіряння. Тобто в аркушах ознайомлення мають бути проставлені підписи всіх працівників або відмітки про їх повідомлення за допомогою засобів електронної комунікації.
Проводимо звіряння
У дати, встановлені графіком, відповідальний за ведення військового обліку проводить звіряння списків із записами у військово-облікових та інших документах призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
Які документи вимагати від працівників для проведення звіряння? Актуальний ВОД і паспорт громадянина України. Також можуть знадобитися витяг про реєстрацію місця проживання (якщо у працівника паспорт у формі ID-картки) або документ про присвоєний реєстраційний номер облікової картки платника податків (якщо у працівника паспорт у формі книжечки).
Що стосується даних про місце роботи та посаду, то їх звіряємо з відповідними наказами та записами в особовій картці працівника типової форми № П-2 (якщо ви продовжуєте її вести). Зокрема, перевіряємо, чи не було працівника переведено на іншу посаду тощо.
У разі виявлення якихось недоліків під час звіряння ВОД відповідальний за військовий облік інформує про них керівника підприємства та вносить пропозиції щодо їх усунення
Також рекомендуємо вручити працівнику під підпис повідомлення про необхідність усунути виявлені недоліки. У такому повідомленні доцільно зазначити строк, протягом якого це слід зробити. Якщо працівник відмовляється отримувати повідомлення, складіть відповідний акт. Також не забудьте поінформувати ТЦК (СБУ, розвідорган), у якому працівник перебуває на обліку, про порушення ним правил військового обліку.
Водночас зауважимо, що в окремих випадках усунути недоліки можна безпосередньо на місці. Наприклад, під час звіряння виявлено, що роздруківка електронного ВОД, надана працівником, є неактуальною. Щоб виправити таку ситуацію, працівникові достатньо сформувати новий е-ВОД. Зробити це можна, зокрема, у мобільному застосунку «Резерв+» або на порталі «Дія». Далі такий е-ВОД потрібно роздрукувати. Якщо ж працівник не має можливості або бажання встановлювати «Резерв+» на свій гаджет чи друкувати ВОД з порталу «Дія», то отримати роздруківку актуального е-ВОД він може в ТЦК за місцем обліку.
У разі коли в процесі проведення внутрішнього звіряння було виявлено якісь зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних, резервістів, дійте так:
1) якщо змінилися дані у ВОД, зробіть його нову копію;
2) у 5-денний строк із дня проведення звіряння відкоригуйте списки персонального військового обліку;
3) до 5-го числа місяця, що настає за місяцем проведення звіряння, направте до відповідного ТЦК (органу СБУ, розвідоргану) повідомлення про зміну облікових даних працівника (додаток 4 до Порядку № 1487).
Тепер ви знаєте, у чому полягає внутрішнє звіряння списків військового обліку з військово-обліковими та іншими документами працівників. Але не забувайте, що є ще й зовнішнє звіряння з ТЦК (органами СБУ, розвідорганами). Про неї ми розповімо в окремій статті.
Висновки
- Підприємства зобов’язані періодично звіряти списки персонального військового обліку із записами у військово-облікових та інших документах призовників, військовозобов’язаних і резервістів.
- Внутрішні звіряння здійснюються на підставі графіка, затвердженого керівником підприємства.
- З графіком звіряння слід ознайомити призовників, військовозобов’язаних і резервістів, які працюють на підприємстві.
- Якщо під час проведення звіряння були виявлені зміни облікових даних працівників, то до 5-го числа наступного місяця до відповідного ТЦК (органу СБУ, розвідоргану) необхідно направити повідомлення за формою, наведеною в додатку 4 до Порядку № 1487.